Eleições 2008

A Título de Informação 
 

“Entra-se sem nada. Sai-se sem nada”. Esta é orientação simples dada ao Pessoal da Casa Branca à partida para explicar que a “Lei dos Arquivos Presidenciais” determina que toda a informação existente na Casa Branca pertence ao governo. O Escritório de Gestão dos Arquivos tem como responsabilidade garantir a transparência, ou seja, supervisionar a transferência dos arquivos para o Arquivo Nacional e depois para a biblioteca do presidente. 

Terry Good foi enviado do Arquivo Nacional para a Casa Branca em Janeiro de 1969 como membro duma equipa que ia iniciar os preparativos para a Biblioteca Presidencial do Presidente Nixon. Depois do Presidente Nixon se ter demitido, Good passou a pertencer ao Escritório de Gestão dos Arquivos da Casa Branca e em Outubro de 1988 tornou-se director do mesmo, posição que ocupou até se reformar em Julho de 2004. Ele e a esposa Evelyn vivem agora no Ohio.

20 de Janeiro, 11:55

Ufa! Finalmente. Conseguimos. Outra transição. Esvaziar de novo o complexo da Casa Branca. De pessoas. De papéis. De registos electrónicos. E tudo antes do meio-dia.
No meu escritório caio em cima do sofá, exausto e cheio de sono porque passei a noite inteira aqui, dormitando de vez em quando, tendo que continuar a fazer mudanças de última hora do complexo da Casa Branca (Ala Oeste, Ala Este, Edifício Eisenhower do Escritório Executivo, novo Edifício do Escritório Executivo e várias outras instalações), procurando as pastas, os documentos, que inevitavelmente, de algum modo, foram esquecidos ao limpar os escritórios. Ligo a TV e vejo a cerimónia de investidura em Capitol Hill enquanto beberico uma chávena de café frio e termino um doughnut mofo.

Mas não posso descansar muito tempo. Tenho que fazer outra mudança na Ala Oeste. Dentro de cinco minutos a guarda avançada do novo presidente deve entrar pelos portões.
Ainda só fiz metade do trabalho. Despedi-me da administração cessante, pessoas que passei a conhecer, a respeitar, a gostar. Quatro anos ou oito anos. Parece-me um tempo tão curto em retrospectiva. Mas há pouco tempo para reminiscências. A próxima fase da transição está prestes a começar. Tenho que estar preparado para cumprimentar os recém-chegados com um sorriso e a oferta de apoiá-los com tanta dedicação e entusiasmo como apoiei os seus antecessores, independentemente de políticas partidárias. 

E é que farei e também o meu pessoal no Escritório de Gestão dos Arquivos (ORM) porque nós fazemos parte do pessoal da Casa Branca que fica duma administração para outra. Estamos entre os funcionários de carreira da Casa Branca, “apartidários” que trabalham para a “instituição e não para o homem”.

Nesses poucos momentos penso no que o futuro reserva à futura administração e ao meu escritório. Tomo a liberdade de avançar rapidamente através do ciclo de vida dos próximos quatro ou oito anos.

Tem Correspondência!

Numa questão de dias uma avalanche de correspondência cai sobre os recém-chegados. Será a primeira onda. Ficarão submersos. Sim, tinham sido avisados, mas mesmo assim será um choque, um número surpreendente de caixas com o correio recebido do público em geral, que tem estado a acumular-se desde o dia da eleição. Vai ser necessário colocar mesas nos corredores do Edifício Eisenhower adjacente à Casa Branca. Com o passar do tempo, descobrirão que ler 200 cartas por dia é mais ou menos a média. Classificarão cada carta para acção futura: uma resposta, um envio a uma agência para acção, ou nalguns casos, nenhuma acção. Contudo, a quantidade enorme de correspondência recebida continuará durante a administração.

Surpreendentemente, a tarefa de processamento não é isenta de humor. O povo americano possui uma criatividade que ultrapassa a imaginação. Formatos quase inimagináveis foram e serão empregues para comunicar com os presidentes; latas, peças de madeira, abobrinhas e cocos exemplificam a diversidade das escolhas.

Nós no Escritório de Gestão dos Arquivos estaremos preparados para aconselhar sobre como lidar com este correio. Este será o nosso primeiro teste, a nossa primeira oportunidade. Devemos ser capazes de convencer a nova administração que a maior parte desta correspondência, depois de lida e processada, não deve ser guardada por mais de alguns meses. Se conseguirmos convencê-los de que estas comunicações são descartáveis, não só reduziremos o espaço de armazenagem necessário, mas também reduziremos os problemas logísticos com que seremos confrontados quando estivermos frente a frente com o nosso maior adversário, a transição seguinte. Sim, o planeamento da transição seguinte começa assim tão cedo.

Felizmente, o fluxo de e-mail, inicialmente imenso, deixou de causar as crises que criou no passado quando surgiu esta nova tecnologia. Em volume será enorme, mas o seu processamento será rotineiro. A próxima onda, embora não seja tão grande, chegará brevemente. Dentro de dias, os telefones do ORM começarão a tocar com pedidos de pastas sobre pessoas que fizeram reclamações ou sobre antecedentes de políticas do governo que a nova administração agora quer combater. A nossa resposta será sempre a mesma, sempre chocante e inaceitável: as nossas pastas estão vazias. Toda a informação, os documentos e os Arquivos electrónicos partiram. Vamos ter que começar de zero. As agências no ramo executivo do governo podem ajudar. Têm responsabilidades no programa e os conhecimentos.

Em pouco tempo, a nova administração assenta e as rodas do governo começam a girar, apanhando rapidamente velocidade.

Por todo o complexo da Casa Branca começa a formar-se uma outra onda nas semanas seguintes. A nomeação e as responsabilidades do pessoal exigirão uma grande quantidade de informação. Em cada escritório, os papéis, documentos e livros começarão a chegar em muito mais quantidade do que a maioria do pessoal jamais viu. Os fluxos serão contínuos e tsunamicos em volume. Inicialmente, tentarão enfrentar a situação solicitando mais armários e prateleiras. Dentro de semanas, todo o espaço disponível em cada escritório desaparecerá. Pior, os papéis, documentos e livros amontoar-se-ão, formarão pilhas, nos armários, nas prateleiras, nas secretárias, nas cadeiras, nas mesas, nos sofás e finalmente no chão, em casos raros, até ao ponto em que haverá apenas caminhos da porta para a secretária, talvez até ao ponto em que, como aconteceu uma vez, apenas a ameaça duma visita do comandante dos bombeiros traga alguma ordem e limpeza ao escritório.

O Desafio Organizacional

Nesta altura, algum pessoal administrativo estará exausto e desencorajado. Muitos não estarão preparados para este desafio assustador, poucos terão tido experiência anterior com um escritório tão ocupado, tão sobrecarregado, tão necessitado das reviravoltas que são parte integrante da Casa Branca. Mais pessoal não será uma opção. Devido ao receio de críticas por um pessoal da Casa Branca alegadamente “exagerado”, a nova administração deve contentar-se com pouco pessoal, parcialmente apoiado por voluntários e estagiários. Não será fácil.

Não será uma surpresa para o Escritório de Gestão dos Arquivos. Em cada administração, o desafio de organizar a informação, qualquer que seja o formato, tem sido inicialmente uma questão pouco prioritária. É muito raro os recém-chegados preverem a natureza crucial desta componente da governação e o seu volume. O pessoal, por necessidade, deve concentrar-se em eventos nacionais e mundiais que impedem tarefas comuns como onde colocar um documento. A história repetir-se-á.

O Escritório de Gestão dos Arquivos, um escritório cuja existência desconheciam, tornar-se-á brevemente uma bênção. Os administradores do ORM poderão começar a diminuir o monte de papéis dentro dos escritórios. Em alguns casos, as sugestões incluirão formas de arquivar. Em muitos casos, bastará apenas incentivar o pessoal a inventariar e colocar em caixas os materiais que não são para uso imediato. Estes documentos em caixas podem ser transferidos para a responsabilidade do ORM, onde se fará a leitura óptica dos inventários para a base de dados do ORM e as caixas serão numeradas e colocadas em prateleiras e ficarão disponíveis de imediato, caso alguma tenha que ser devolvida. Embora o ORM não o mencione, esta é na verdade outra peça da primeira fase do processo de “fim de administração”, de preparação para a saída da administração ao fim de quatro ou oito anos. Os ficheiros que são inventariados e colocados em caixas estão prontos para serem transferidos para a Administração Nacional de Arquivos e Registos quando a administração chegar ao fim. Uma caixa de cada vez representa um pequeno desafio num período de quatro ou oito anos, aumentando para pelo menos 12.000 ao fim de quatro anos e pelo menos 20.000 em oito anos.

Igualmente importante, talvez ainda mais importante, o Escritório de Gestão dos Arquivos considera esta como a primeira fase da escrita da história desta administração. Os documentos são testemunhas: falam. Documentos organizados contam histórias. Ao ponto do ORM conseguir convencer o pessoal a criar e manter ficheiros organizados, para que a história de cada administração possa ser compreendida melhor, escrita melhor, contada melhor, primeiro pelo presidente ao escrever as suas memórias e mais tarde por historiadores e outros ao tentarem realçar e interpretar eventos escolhidos e políticas.

E assim ao longo do tempo, a reputação do ORM espalhar-se-á ou porque o pessoal se sente salvo na sua luta para não afundar no meio das areias movediças de papel ou porque o ORM, de facto, será capaz de responder rapidamente aos seus pedidos de informação ou de devolver os seus ficheiros em caixas ou arquivados.

Chegando ao fim
 
Uma funcionária faz o inventário de paletes de caixas no Edifício Eisenhower antes de serem enviadas para o Arquivo Nacional.

Com o passar de semanas, meses e anos, à medida que a administração envelhece e amadurece, a relação do ORM com o pessoal político cresce igualmente. Os conhecidos tornam-se amigos e as partidas, quer durante quer no fim da administração, serão motivo de tristeza genuína. A analogia é forçada, mas há uma certa semelhança na experiência da Casa Branca com estar a bordo dum barco que tenta navegar em águas agitadas. Cada um, lado a lado, puxa o seu remo para ver o “navio do estado” a passar com segurança através de inúmeros rápidos, canais desconhecidos e violentos redemoinhos para chegar ao porto. As diferenças entre o pessoal político e o pessoal de carreira desvanecem-se.
Desenvolvem-se laços.

Quando a administração inicia o seu último ano, o ORM começará, sossegada e suavemente ao princípio, a mencionar com mais frequência as vantagens e a necessidade do pessoal inventariar e guardar os ficheiros em caixas nos seus escritórios. A maior parte do pessoal compreende isto e procurará conscienciosamente colocar a “casa em ordem” para a posteridade, para o “seu” presidente e para eles próprios.

A situação não será tão calma se a candidatura do presidente em exercício falhar. Tudo se reduzirá a uma questão de semanas a contar da primeira semana de Novembro até 20 de Janeiro. O complexo da Casa Branca sucumbirá a um enorme sofrimento fúnebre até um acordar prolongado.

Felizmente, o processo de transição, uma vez iniciado, seguirá uma via bastante conhecida. Serão dadas directivas ao pessoal para continuar a desempenhar as suas funções enquanto se prepara para partir. Há um entendimento de que o complexo da Casa Branca, bem como a residência, pertencem ao povo americano, e tudo deve ser feito para garantir que fica como um convidado deixaria a casa do seu anfitrião: em boas condições, e talvez melhor do que quando chegou. Na maior parte dos casos é esta a atitude que prevalece.

Quanto aos Arquivos, serão dadas directivas e prazos. O Escritório de Gestão dos Arquivos receberá luz verde para fazer uma vistoria a todos os escritórios dentro da Casa Branca para ter a certeza de quantas caixas serão necessárias distribuir ao pessoal para os ficheiros restantes.

As partidas do pessoal começarão, trazendo à baila uma outra questão: a quem pertencem os ficheiros.

Invariavelmente alguns funcionários acreditam que as pastas nos seus escritórios são pastas pessoais. Antes da promulgação da Lei dos Arquivos Presidenciais (PRA) de 1978, estes documentos e todos os outros dentro da Casa Branca eram considerados historicamente propriedade do presidente, que podia fazer com eles o que bem entendesse. Já não é assim. A PRA estabeleceu a posse dos Arquivos pelo governo. Com excepção de alguns arquivos “políticos”, nem o presidente nem o pessoal têm direito a eles, quer sejam originais ou cópias. Não podem sair da Casa Branca a não ser para serem transferidos para o Arquivo Nacional e depois para a biblioteca do presidente. Porque está à frente deste assunto, o ORM procura explicar esta lei, sabendo por experiência que será recebido com frieza, muitas vezes. Em muitos casos basta dar uma orientação simples: “Entra-se sem nada. Sai-se sem nada”.

O Ritmo Apressa-se

Contudo, esta questão da posse não tem a mesma importância que a questão maior de colocar nas caixas e levar os arquivos para fora do complexo. A tarefa, compreensivelmente, ocupa um lugar central. Logo a seguir à eleição, o Arquivo Nacional e o Departamento da Defesa chegam para ajudar. O ritmo aumenta rapidamente tornando-se febril quando passam as semanas de Novembro e Dezembro.

Começa-se a receber telefonemas a informar o ORM que as caixas inventariadas estão prontas a serem apanhadas. São disponibilizados espaços para empilhar caixas em paletes, amarrando-as e finalmente embrulhando tudo com um plástico conhecido por embalagem de protecção. Empilhadoras colocam-nos em pequenos atrelados no caminho entre a Ala Ocidental e o Edifício Eisenhower do Escritório Executivo. Depois de cheios, a carga é transportada para lugares no exterior. A logística é assustadora. Infelizmente, os ficheiros que serão retirados do local não estarão inacessíveis. Ainda estarão activos, se o pessoal precisar deles. Encontrar uma determinada caixa pode tornar-se um pesadelo. Acontece. E, sim, estará na parte de baixo da pilha, na parte de baixo da palete no canto mais afastado do armazém.

A tarefa também terá outros aspectos dramáticos, de outras formas. A base de dados electrónica, então acumulando uma quantidade enorme de informação, terá que ser downloaded, duplicada e transferida, como tudo o resto, para o Arquivo Nacional. O processo será, como sempre, extremamente complexo. Durante semanas os informáticos do Arquivo Nacional trabalharão com os seus colegas da Casa Branca para facilitar esta tarefa gigantesca. Depois de criarem uma cópia, seguir-se-á uma quantidade interminável de testes para terem a certeza absoluta de que cada bit e byte de todos os dados foram copiados e podem ser encontrados. Se este duplicado da base de dados falhar parte muitos corações e muitas carreiras; recriá-lo partiria demasiados orçamentos, caso pudesse ser feito. Não há margem para erros. Haverá celebrações quando for realizado o último teste e os resultados se igualarem aos da base de dados original. Só então é que o centro de informática da Casa Branca poderá finalmente começar a retirar todos os dados e a preparar-se para apoiar a nova administração.

Contudo, mesmo esta decisão e o seu timing requerem profunda reflexão, porque há várias ramificações do corte deste cordão umbilical. Sim, a partir desse ponto até ao fim da administração, a cópia da base de dados pode apoiar as necessidades do ORM de fornecer informação à Casa Branca. Mas isto não é a única coisa a considerar.

Infelizmente, há o outro lado da moeda. O Escritório de Gestão dos Arquivos deixa de poder introduzir dados quer na base de dados antiga quer na nova. O registo informatizado desta administração estará terminado, encerrado. Com esse acto a natureza dos arquivos informáticos desta administração muda, passando a ser uma base de dados de arquivo. De certo modo, sem o cordão umbilical o corpo morre. Assim, o momento desta cirurgia coloca ao ORM uma decisão difícil entre o seu desejo de limpar as prateleiras para se preparar para a nova administração e o desejo de introduzir o máximo de dados possível para a administração cessante. Não é uma decisão fácil.

Entretanto, surge em campo um outro factor provocando olhares preocupados para o termómetro e para o céu. A mãe natureza pode franzir a testa ou sorrir a este esforço, que ocorre entre Novembro e Fevereiro. Na melhor das hipóteses, conta-se com temperaturas acima de zero. Chuva, granizo ou neve não serão bem-vindos; juntamente com um tempo muito frio tornar-se-ão muito piores, dificultando o movimento e o timing dos atrelados e das empilhadoras. Horas e dias de bom tempo tornam-se preciosos.

Não vou ficar por aqui. Pairando sobre tudo isto há a preocupação de que a 19 de Janeiro ainda haja material para ser retirado em várias partes do complexo da Casa Branca. Já aconteceu. Geralmente no dia 20 de Janeiro de manhã, nada se mexe: nem camiões, nem caixas. Apenas um número muito limitado de pessoal pode entrar no complexo. Tudo entra numa fase de “fecho” em preparação da Parada de Investidura na Pennsylvania Avenue. O que não saiu da Casa Branca fica até ao dia seguinte. Por muito complicado que seja, todos compreendem e aceitam a situação. Afinal, há prioridades. Na verdade não é como se os documentos, que ainda não foram reunidos até esta altura, nunca ficassem disponíveis na biblioteca presidencial. Passados semanas e meses na nova administração, surgirão ficheiros esquecidos em armários, arquivos e secretárias desocupadas. Quando for informado o ORM transfere-os para o Arquivo Nacional para serem guardados na biblioteca presidencial apropriada.

Olá e Adeus

Olhando para o relógio são agora 12:15. Devo ir de novo à Ala Ocidental a partir do meu escritório no Edifício Eisenhower. Ao aproximar-me da porta da Ala Ocidental, vejo uma cena que ficará para sempre na minha memória.

Vários retardatários estão a sair da entrada para a cave da Ala Ocidental enquanto vários membros da nova administração se aproximam. Momentaneamente, todos param sem saber o que exige o protocolo neste encontro fortuito. Depois, hesitantes apertam as mãos com sorrisos frescos nos rostos de dois, sorrisos cansados nos rostos dos outros dois.
“Olá”.

“Boa tarde”.

Aproveitando a oportunidade, um dos que parte não deixa passar o momento sem uma piscadela ao partidarismo e pede suavemente com um sorriso, “Tomem bem conta disto… estaremos de volta dentro de quatro anos”.
Os recém-chegados retribuem o sorriso e um responde com um tom de voz que transmite compreensão: “Okay”.

E depois cada um segue o seu caminho. Apertos de mão, mas não socos. Nem barricadas. Nem armas.

E assim termina um ciclo. Começa outro. Democracia americana em acção.
As opiniões expressas neste artigo não reflectem necessariamente as opiniões nem as políticas do governo dos Estados Unidos.